O sistema EDI é un sistema de xestión de documentos electrónicos. Descrición, instrucións e referencias

EDI (intercambio electrónico de datos) en inglés significa "intercambio electrónico de datos". Antes de que aparecese este esquema, as relacións comerciais recorreron un longo camiño. Calquera empresa que decida unirse a esta forma de reenvío de documentación pode cooperar con todos os membros do sistema. Para tal proceso, é necesaria a instalación da pasarela EDI na empresa.

Cal é a finalidade desta forma de comunicación?

O sistema EDI é capaz de intercambiar información de carácter comercial (pedidos, envíos, transferencias de diñeiro, etc.). Isto facilita unha rápida cooperación entre empresas no ámbito das relacións comerciais. O intercambio de datos electrónicos refírese a tecnoloxías innovadoras.

Vantaxes do EDI

O sistema de pedido de EDI ten varias vantaxes:

• Todas as accións realízanse a nivel automático, sen demoras e erros, en vez de introducir manualmente documentos.
• O uso de procedementos automatizados aumenta a velocidade e precisión da recollida de datos necesarios e permite que as empresas se concentren nos principais problemas, en vez de retrasos en papel.
• Calquera venda polo miúdo, provedores ou empresa de logística realice só unha conexión. Deste xeito, existe unha oportunidade ilimitada de comunicarse con custos mínimos con todos os participantes. Ao mesmo tempo, non se teñen en conta os seus sistemas de contabilidade, o volume de documentos e a cualificación do persoal.
• O sistema EDI pode resolver situacións controvertidas nas que un socio afirma que a orde foi enviada a eles, e outra - que non a recibiu. Esta situación é común. Neste caso, o sistema captura todas as operacións e é capaz de proporcionar información detallada sobre unha acción coa documentación. Isto axuda a resolver rapidamente o conflito.

Que garante a autenticidade da documentación?

EDI é un sistema de intercambio electrónico de datos. En Europa, o seu software é o garante da autenticidade de toda a documentación que o atravesa. Non se poden facer falsificacións. Se o servizo tributario está interesado nos detalles de determinados informes, incluído o indicador do IVE, poderá extraer todos os datos do arquivo electrónico do sistema. O dereito a realizar transaccións con documentos en formato electrónico e non en papel, fíxase no nivel legislativo.

Exemplo de cálculo da eficiencia de usar EDI

Cal é o nivel de eficiencia do sistema EDI? Exemplos de cálculo serven como confirmación visual.

É fácil aclarar o número de acordos de intercambio diferentes que deben ser concluídos polos participantes nun caso particular:

• Para seis participantes, utilízase o seguinte cálculo: N = 6 x (6-1) / 2 = 15.
• Para 100 persoas colaboradoras, o cálculo é: N = 100 x (100-1) / 2 = 4450.

A medida que aumenta o número de participantes, o crecemento da cifra aumenta de forma exponencial.

O número de usuarios é igual ao número de intercambios, cada compañeiro actúa segundo as regras comúns e conéctase a unha plataforma común. Neste caso, o método de conectar outros provedores non lle interesa. O proveedor de EDI para todo é responsable por si mesmo debido a unha certa estandarización das mensaxes.

Proseguimos a análise da eficiencia económica. Por unha base tomaremos unha rede comercial, enviando 4000 pedidos nun mes. O procesamento de pedidos manual leva aproximadamente media hora. O sistema EDI electrónico pode facelo en cinco minutos. Se a organización comercial ten varios miles de provedores, entón a media hora de aforro de cada socio dá un resultado significativo.

Que opinan os usuarios sobre un dispositivo como o sistema EDI? Os comentarios electrónicos de circulación de documentos son eloxiados. Os usuarios argumentan que o traballo do sistema é claro e ininterrompido. Sen ese sistema, sería difícil levar a cabo negocios no mundo empresarial moderno, onde cada minuto é caro.

Provedores de EDI en Rusia

Por exemplo, a forma comercial do sistema no noso país é posible grazas ao estándar existente de intercambio de información a nivel electrónico de EANCOM. Tamén hai unha estrutura global de información local e provedores de servizos que se encargan da implementación de todos os proxectos sobre o intercambio de documentos electrónicos.

En 2004, a Comisión de Tecnoloxía ECR-Rus celebrou unha licitación, que resultou na selección de empresas que recibiron o dereito de prestar servizos de intercambio electrónico de documentos. O Comité ten a intención de aumentar continuamente o número de provedores. O criterio principal na elección é a mobilidade tecnolóxica no servizo EDI, así como o prezo dos servizos prestados aos usuarios.

A principal tarefa da ECR-Rus é a aplicación das tecnoloxías do sistema EDI, non só no ámbito das pequenas e medianas empresas.

A Comisión conclúe un acordo con todos os provedores de servizos, que permite o seguimento e apoio das normas de calidade básicas establecidas pola ECR-Rus.

Obligacións dos provedores

Os provedores de sistemas EDI están obrigados a terceirizar a súa propia estrutura informática e proporcionarlle ao usuario un centro de procesamento que teña un alto nivel de rendemento e fiabilidade. Os servizos do sistema estarán dispoñibles durante todo o ano e en calquera momento do día.

A diferenza da estrutura informática da maioría das empresas, o centro de procesamento dispón dunha fonte de alimentación ininterrompida, protección multinivel contra o hackeo, garantías de seguridade da información por mal funcionamento. O tempo para o que o documento é enviado dun punto a outro non debe exceder 10 minutos.

O proveedor é responsable da velocidade do servizo, garante a transmisión de mensaxes e a comprobación de erros neles. Neste caso, os provedores comunicanse a través de Internet e os contactos directos entre os usuarios proporciónanse mediante unha rede con función adicional (VAN).

A diferenza entre o modelo doméstico do uso do sistema desde o europeo

EDI é un sistema de intercambio electrónico de datos. Como funciona este esquema en Rusia? O uso do EDI no noso país é fundamentalmente diferente do modelo europeo e americano. Nestes países, a forma apareceu nos anos 70 do século pasado e aquí foi introducida 20 anos despois. Por iso, os provedores ofrecen diferentes sistemas de conexión que dependen do nivel de TI da compañía, a cantidade de documentos enviados e as ferramentas de comunicación. Isto permite a cada empresa resolver os seus problemas da mellor forma. Debería integrar o seu sistema de contabilidade e converterse no dono dunha interface web que garantirá o intercambio de documentación con socios comerciais.

Varias tarefas e métodos para a súa solución asumen distintos niveis de conexión e mantemento. Os provedores do noso país atenden a grandes empresas e pequenos socios - provedores e clientes.

Nun primeiro momento, algunhas empresas con gran volume de negocios están tan interesados en cooperar co provedor de EDI que lle ofrecen o pagamento das transaccións das súas contrapartes por conta propia ou introducen unha baixa taxa de subscrición para o uso da rede.

Requisitos básicos para os prestadores de servizos

O cliente expón os seus requisitos nun acordo por escrito. Indica a duración do servizo, soporte, resposta á solicitude do cliente e eliminación de fallos. Outros puntos importantes tamén son fixos.

Normalmente, os provedores ofrecen diferentes réximes para conectarse ao sistema, así como diversas tarifas que dependen do nivel de servizo de rede.

Os requisitos do cliente poden ser moito máis amplos que as principais disposicións establecidas pola ECR-Rus.

Por exemplo, para grandes empresas, son necesarias garantías para o procesamento e entrega de mensaxes, que non se contan en minutos, senón en segundos. Suponse que se enviará unha mensaxe non superior a 10-20 segundos.

Os principais requisitos para os servizos de provedores inclúen:

• Soporte para todo tipo de transmisión;
• Baixo custo total de propiedade;
• Seguridade da conexión;
• Interoperabilidade cos socios;
• Simplicidade de instalación e configuración;
• Auditoría de transmisión de documentos a través da rede;
• Tradución do documento dun formato a outro;
• Conexión rápida de socios comerciais;
• Localización e desenvolvemento de software EDI;
• Servizos de consultoría, formación e desenvolvemento de solucións no sistema;
• Soporte técnico dos usuarios.

Grao de risco ao usar o sistema

Incluso cun proveedor de servizos EDI fiable, son posibles algúns cambios internos. Por exemplo, moitas empresas rusas usan códigos internos sen recorrer ao código GLN.

Antes de usar EDI, cómpre obter estes códigos e inserirlos no sistema. O risco de implementar EDI depende do nivel de TI. Con automatización descarrilada, a ameaza provirá da falta dun sistema de contabilidade normal.

Os riscos dos venda polo miúdo de grandes empresas están relacionadas co mal desenvolvemento do mercado de EDI. O freo de desenvolvemento é lexislación, a pesar de que se adoptou a lei sobre sinatura electrónica. As empresas que fan negocios en Rusia están obrigadas a arquivar todos os documentos emitidos en papel. Os socios das rexións temen a forma electrónica de facer negocios e rexeitalo e non se presentan ao vendedor.

Custo do EDI

En canto ao custo, o sistema EDI non pode ser caro para os usuarios, xa que está deseñado para optimizar os custos de loxística. Non obstante, para as pequenas empresas, tal tecnoloxía pode parecer inimaginável se non están afeitos á cooperación con TI, o seu negocio non é diferente. É improbable que tales empresas reciban beneficios monetarios cando utilicen sistemas de intercambio electrónico de documentos.

Que se inclúe na infraestrutura?

A infraestrutura inclúe dial-up, liñas de cable, redes. Internet no desenvolvemento da esfera electrónica ofrece moitas redes abertas (BITNET, etc.) e redes especializadas integradas (EDI-Express General Electric, IBM Information Exchange Network). As redes vertebrales foron moi difundidas, que diferían en velocidade.

Esquema de transmisión

O transporte é por correo electrónico, Telnet e HTTP. Outros protocolos comúns son SMTP, POP3 (ISP), IMAP, HTML.

O sistema de xestión de documentos electrónico EDI pode proporcionar transaccións e sen o uso de protocolos xeralmente aceptados. Nos países europeos, VPN (Rede Privada Virtual), FTP (Protocolo de transferencia de ficheiros) e EDIINT (EDI a través de Internet), así como redes con servizos adicionais VAN (Redes de valor engadido) converteuse en medio directo de conexión.

Tamén se crearon dous estándares: AS1, que permite a transmisión de documentos EDI a través do protocolo SMTP (correo electrónico), o estándar AS2, que serve para transmisión a través de HTTP.

Principios básicos de uso do sistema EDI en Internet cos estándares AS1 e AS2:

• A ocultación da información de persoas non autorizadas: a posibilidade de coñecemento dos documentos só polo remitente e polo destinatario;
• Autenticación: autenticación mediante unha sinatura electrónica;
• A fiabilidade do documento - a imposibilidade de cambiar o seu contido sen a participación do destinatario;
• Notificación fiable - a imposibilidade de rexeitar a mensaxe recibida.

Conceptos básicos de XML

O rápido desenvolvemento de Internet implicou cada vez máis usuarios na rede. Os requisitos para o intercambio de documentación a través de Internet aumentaron. O protocolo HTML deixou de satisfacer as solicitudes de moitos participantes.

Como se reformou o sistema? XML EDI foi aprobado a principios de 1998 pola organización internacional W3C como unha nova especificación.

XML (Extensible Markup Language) converteuse na base para crear novos idiomas. Hai tamén moitos servidores web que utilizan tecnoloxía XML para organizar a información almacenada neles.

A través de XML, pode describir toda unha clase de obxectos de datos que foron nomeados documentos orientados a unha área de asunto particular. O sistema fai posible determinar se se permiten etiquetas e os seus atributos.

XML proporcionou unha oportunidade para atraer clientes de pequenas e medianas empresas ao mercado electrónico. Os sistemas existentes no mundo moderno do EDI son caros (de 10 000 a 100 000 mil dólares). Moitas pequenas empresas que simplemente non poden pagar.

Presentación e estándares

Este nivel implica definir a estrutura de datos mediante sintaxe e semántica. Un tema importante é a creación de estándares para a estruturación de datos utilizando os coñecidos patróns ANSI X.12 utilizados nos EE. UU., UNECE EDIFACT, aplicados en Europa e Asia.