Os documentos de referencia de información son o compoñente máis importante do traballo de oficina moderno. Son a correspondencia máis refinada de institucións e empresas de calquera forma de propiedade.
Significado e características
Os documentos de información e referencia xogan principalmente un papel intermediario subsidiario en relación con outros documentos de política de persoal. Non son obrigatorios e non conteñen instrucións, pero só fornecen información sobre a situación real da empresa, informan información que serve de base para a toma de decisións e a elaboración de pedidos. Os documentos de referencia de información teñen unha característica distintiva, que consiste na súa direccionalidade no sistema de control desde abaixo, é dicir. Do especialista ordinario ao xefe do departamento, da cabeza ao subdirector ou directamente ao director xeral. Pero hai excepcións, por exemplo, a correspondencia (carta de servizo, telegrama, correo electrónico, etc.) serve para desenvolver comunicacións entre empregados con funcións iguais.
Clasificación por especie
Os documentos de referencia e información teñen moitas variedades, incluíndo: referencias e informes, resumos, actos e comentarios, notas explicativas e cartas, telegramas e mensaxes telefónicas. O seu destinatario pode ser tanto interno como externo. Así:
• documentación de referencia: documentos con carácter individual que se emiten nunha solicitude única e que se refiren só a un empregado;
• A información e a referencia están determinadas pola periodicidade específica da entrega ao destinatario e á dispoñibilidade de certos formularios estándar, a frecuencia pode ser trimestral, anual, semanal;
• A análise emítese tanto individualmente (dunha soa vez) como en solicitudes periódicas (regulares), ten un carácter consolidado, serve para recoller información xeral.
Unificación de documentos
A composición, estrutura e procedemento de rexistro de xestión de información determínase en cada empresa individualmente nos actos reguladores da política de persoal. Non obstante, é obrigatorio achegar todos os documentos a unha certa uniformidade en forma e composición. A unificación de documentos é o establecemento da uniformidade óptima do formato, a recollida e fixación dos requisitos. Unificados son papeis empresariais creados por estándares e normas uniformes, que conteñen toda a información necesaria para a toma de decisións. Os documentos de información e referencia non son unha excepción e tamén están suxeitos á normalización. Realizar a unificación é necesaria para simplificar e mellorar a calidade do traballo cos documentos, racionalizar o proceso de busca, preparación e execución, tipificar formularios, reducir a complexidade do procesamento e desenvolver métodos progresivos e reducir a lista empregada. As orientacións sobre organización e control da unificación son asignadas á organización matriz para a coordinación e xestión do USD e OCSE.